U heeft 350 nieuwe mails. Uw mailbox is vol. Herkenbare meldingen? Wij geven je graag tips om je mailbox op te ruimen en opgeruimd te houden:
1. Sorteer email op afzender
Bovenaan je inbox zie je afzender of from staan. Klik hierop en automatisch wordt alles gesorteerd. Nu zie je in één oogopslag welke mails afkomstig zijn van bepaalde mensen of bedrijven.
2. Sorteer je email op onderwerp
Bovenaan je scherm zie je ‘onderwerp’ of ‘subject’ staan. Zo heb je bijvoorbeeld alle heen-en-weer mails direct bij elkaar. Je kent ze wel: iemand mailt jou, je antwoordt, diegene antwoord weer en voordat je het weet heb je dus 12 berichten met hetzelfde onderwerp. Bewaar alleen de meest recente, hier staat de hele correspondentie meestal in.
3. Maak mappen
Door met je rechtermuisknop op Postvak IN of Inbox te klikken in het menu aan de linkerkant krijg je een uitklapscherm. Kies de optie nieuwe map of new folder. Je kunt allerlei mappen maken zodat je emails makkelijk kunt opruimen. Een map genaamd Afwachten is erg handig. Hier bewaar je de mails die je hebt verzonden en waar je nog antwoord op moet hebben.
4. Begin onderaan met opruimen
Begin bij het opruimen met de alleroudste mail (en schrik niet als die van 2012 is: er is hoop!). Grote kans dat je een hele rij direct kan deleten. Op deze manier slinkt het aantal emails enorm.
5. Leeg de map verwijderde items
Wat vaak vergeten wordt is om de map met verwijderde items leeg te maken (soms ook wel Prullenbak genoemd, afhankelijk van je mailprogramma). In Outlook kun je dit automatisch laten doen via het menu Extra (helemaal bovenin de taakbalk) > Opties > tabblad Overige. Vink het hokje voor Map verwijderde items leegmaken bij afsluiten aan. Als je meldingen krijgt dat je geen mail kan verzenden omdat je postbus te vol is terwijl je wél je inbox leeg hebt gemaakt is de map Verwijderde items meestal de oorzaak (of beter gezegd: de 4386 mails die hier inzitten).
6. Leeg de map verzonden items
Controleer je verzonden berichten van de afgelopen maand. Kom je iets tegen waar je nog geen antwoord op hebt gekregen? Sleep het bericht dan naar de map Afwachten zodat deze actie niet aan je aandacht ontglipt.
7. Controleer je spambox
In de Spambox (ook wel Ongewenste Items) komen alle berichten terecht waarvan je mailprogramma denkt dat het ongewenste troep is of mogelijk een virus in zit. Komt mail van een bepaalde organisatie of persoon telkens in deze map terecht, voeg het mailadres van de afzender dan toe aan je adresboek. De rest: weg ermee. Liefst elke dag.
8. Plan je mailmomenten
Even snel je mail checken in een overgebleven minuut? Tenzij je op een belangrijk bericht zit te wachten is dit pure tijdverspilling: je hebt geen tijd om te reageren, actie te ondernemen of overbodige mails te deleten. En dus kom je ze later nog een keer tegen, en nog een keer… Plan per dag bijvoorbeeld 10 minuten in om alle ingekomen mail af te handelen.
9. Maak regels aan
Met regels kunnen binnenkomende e-mailberichten automatisch in mappen gesorteerd worden, bijvoorbeeld op basis van de afzender, geadresseerde of de prioriteit van het bericht. Ook emails waar je alleen in CC bent meegenomen hebben niet altijd evenveel spoed. Op deze manier wordt je niet afgeleid door minderbelangrijke e-mails.
10. Geef berichten een vervaldatum
Mailboxen worden steeds groter. Soms zelfs te groot. Zorg er voor dat berichten niet onnodig lang in je mailbox blijven staan. Geef de e-mailberichten een vervaldatum en gooi periodiek alle verlopen berichten weg. Dit werkt ook voor opgeslagen berichten die al in mapjes zitten. Deze vervaldatum kan ingesteld worden via berichtopties.
