Een project beginnen zonder projectplan? Geen goed idee. Een projectplan is eigenlijk een projectopdracht en bevat veel belangrijke informatie. Zo worden in het projectplan afspraken gemaakt tussen de opdrachtgever en de projectleider. De afspraken gaan onder andere over welke feiten, situaties en bovenliggende organisatiedoelen de opdracht te maken heeft (achtergrond), de ongewenste situatie (probleem) en welke uiteindelijk opgelost moet gaan worden (doel). Nog belangrijker is wat er uiteindelijk opgeleverd moet worden als het project klaar is. Om de opdracht te verhelderen tussen de opdrachtgever en projectleider wordt ook vastgelegd wat vooral niet wordt gedaan en staan alle onderdelen in het projectplan.
Projectplan schrijven
Een projectplan kan gezien worden als een contract of overeenkomst. Het beschrijft wat het project inhoudt en welke afspraken er zijn gemaakt. Tevens zorgt het plan ervoor dat afspraken geborgd zijn als je het vastlegt op ‘papier’. Een opzet projectplan kan er overal anders uitzien maar heeft dezelfde onderdelen.
Waarom is een projectplan schrijven zo belangrijk?
In het projectplan wordt afgesproken wat je gaat doen en ook vooral hoe je dat gaat doen. De ‘hoe’ geeft inzicht in wat er nodig is om uiteindelijk de doelen te halen en resultaten te leveren. Hierdoor krijgt zowel de opdrachtgever als de projectleider inzicht in de benodigde kosten, tijdsduur, kwaliteitsverwachtingen maar ook welke medewerkers (projectorganisatie) nodig zijn om het project te realiseren en hoe besluitvorming plaatsvindt.
Door de aanpak te structuren houdt je grip en controle op hetgeen er gedaan moet worden en weet je als projectleider en opdrachtgever goed wat de voortgang van het project is. Tevens helpt het de projectmedewerkers om richting te geven aan hun werkzaamheden, zodat zij beter begrijpen wat er van hun verwacht wordt.
Hoe ziet de opbouw van een projectplan eruit?
Een projectplan ziet er in iedere organisatie anders uit. Ook kunnen er verschillen zijn tussen verschillende methodieken. Onderstaand zie je een projectplan voorbeeld van Twynstra Gudde die je zou kunnen gebruiken.
Hoe stel je een projectplan op?
Bij het opstellen van een projectplan kun je bovenstaand projectplan template gebruiken. Het is heel belangrijk om alles duidelijk op te schrijven zodat het voor iedereen die betrokken is bij het project begrijpelijk is. Stem het document dus af op de lezer.
Een projectplan begint bij Avans+!
Een projectplan is een belangrijk middel om tot een overeenkomst te komen tussen de opdrachtgever en de projectleider. Tijdens onze projectmanagement opleiding wordt uitgebreid stilgestaan bij het maken van een goed en gedegen projectplan.
Het invullen van dit document lijkt op het eerste gezicht misschien niet zo moeilijk, probeer het maar eens. Zoals ik in het begin al zei, het document vertegenwoordigt de afspraken tussen opdrachtgever en de projectleider. Hoe ga je in gesprek met de opdrachtgever? Hoe zorg je ervoor dat alle informatie boven tafel komt? Hoe zorg je ervoor dat de opdrachtgever en jij het over exact hetzelfde hebben?
De opleiding Projectmanagement van Avans+ helpt je hierbij op alle relevante onderdelen zodat u een concreet en doeltreffend projectplan kan schrijven om de overeenkomst succesvol af te ronden. Download voor meer informatie de brochure.
