Het menselijk kapitaal binnen de organisatie is de belangrijkste schat die een organisatie bezit en die een organisatie onderscheidt van de concurrentie. Wetenschappelijk onderzoek en onze ervaring in de praktijk laat zien dat bevlogen en gelukkige medewerkers zorgen voor meer rendement. Het bevlogen en gelukkig maken en/of houden van medewerkers zorgt voor meer omzet, minder verloop en minder verzuim. Het in kaart brengen van de Employee Journey is een instrument om dit te kunnen bereiken.
Wat is een Employee Journey?
Een Employee Journey is de reis die medewerkers maken binnen de organisatie vanaf het punt dat ze voor het eerst contact hebben met de organisatie tot en met het punt dat ze de organisatie verlaten. Gedurende deze reis zijn er touchpoints waarin de organisatie het gedrag of de mening van de medewerker over de organisatie positief of negatief kan beïnvloeden. Voorbeelden van verschillende touchpoints zijn het sollicitatiegesprek, de eerste werkdag, contact met de leidinggevende of organisatiebijeenkomsten. Belangrijk is dat de organisatie op elk van deze momenten de medewerkers positief kan beïnvloeden door bijvoorbeeld hen te verrassen of te waarderen. Hierdoor worden ze bevlogen en leveren ze meer op voor de organisatie. Het tegenovergestelde gebeurt echter veel in organisaties, namelijk dat een touchpoint juist een negatief beïnvloedingsmoment is. Voorbeelden zijn: slechte begeleiding in het inwerkproces, mails vanuit directie over wat er allemaal niet goed gaat, geen of slechte functioneringsgesprekken, het niet goed vieren van successen, curatief en negatief omgaan met verzuimende medewerkers of geen oprechte aandacht bij medewerkers die de organisatie verlaten. Zo kunnen we nog wel even doorgaan met het benoemen van cruciale momenten die medewerkers negatief beïnvloeden, waardoor ze minder bevlogen raken en steeds minder ambassadeur worden van je organisatie. Kortom, je verliest heel waardevol kapitaal en dus rendement.
Waarom is een Employee Journey belangrijk?
Het in kaart brengen van een Employee Journey is niet het doel op zich. Het is een instrument die gebruikt wordt om de touchpoints in kaart te brengen waar de organisatie of managers een grote impact hebben op de medewerkers. De Employee Journey helpt gebieden te signaleren die verbetert moeten worden en maakt de organisatie/managers bewust van de beleving van medewerkers binnen hun organisatie. Wanneer de touchpoints duidelijk zijn kunnen interventies geïmplementeerd worden om de beleving en bevlogenheid van medewerkers te verhogen. Het doel van de Employee Journey is om bevlogen, tevreden, productieve en gelukkige medewerkers te creëren. Zij vormen de ambassadeurs van je organisatie en voegen zowel direct als indirect veel waarde toe. De Employee Journey faciliteert een cultuurverandering naar een enthousiaste, bevlogen en productieve organisatiecultuur, omdat het je bewust maakt van je kracht en valkuilen. Daarbij kan het in kaart brengen van de Employee Journey antwoord geven op de vragen waarom er een hoog verzuim is, waarom er een hoog verloop is onder talent of waar de frustraties van de medewerkers liggen. Door medewerkers bevlogen en gelukkig te maken zullen zij sneller bij je organisatie blijven, meer omzet opleveren en minder vaak ziek zijn.
Employee Journey in kaart brengen
Voor elke organisatie is de invulling van de Employee Journey anders. Er kan een op maat gemaakte Employee Journey Map ontwikkeld worden waarin de belangrijkste touchpoints weergeven worden. Allereerst kan gekeken worden naar de fases van een medewerker binnen de organisatie. In dit artikel bespreken we een algemene Employee Journey. De fases van de reis zijn: instroom, doorstroom en uitstroom. Binnen deze fases kunnen de impactvolle momenten tussen organisatie, manager en medewerker in kaart worden gebracht. Dit kan met behulp van projectgroepen of interviews. Wanneer dit in kaart is gebracht worden de touchpoints beoordeeld op hun impact op de medewerker en wordt besloten welke touchpoints belangrijk zijn om te veranderen/optimaliseren of indien nodig met behulp van meer vragenlijsten of interviews geanalyseerd moeten worden.
Instroom
Branding
De reis van de Employee Journey begint al voordat de medewerker bij de organisatie solliciteert. Wat is de eerste indruk van de medewerker wanneer hij kijkt op je website of naar de social media? Hoe vertellen medewerkers over je organisatie wanneer ze met hun vrienden of op feesten zijn? De eerste indruk die een potentiële medewerker van jouw organisatie krijgt is belangrijk en kan er voor zorgen dat ze bij de organisatie willen horen! Denk daarom na over de beleving op de website, de vorm van solliciteren en je aanwezigheid op social media. Hoe wil jij dat je organisatie zich naar buiten presenteert en zijn deze in overeenkomst met je kernwaarden?
Sollicitatieprocedure
Het eerste contact moment kan het telefoongesprek of de mail zijn waarin de sollicitant wordt uitgenodigd. Op welke manier kan je de visie en cultuur hier overdragen? Denk ook na over hoe je een afwijzing van een sollicitant inkleed. Het liefste wil je dat ook deze sollicitant met een goed gevoel kijkt naar jouw organisatie. Vervolgens zijn er verschillende contactmomenten waar je als organisatie impact kan hebben op de potentiële medewerker. Hoe heet je de sollicitant welkom en hoe worden de gesprekken gevoerd? Maak een beleving van de sollicitatie en laat voor zowel de nieuwe medewerker als de afgevallen sollicitanten een positieve indruk. Kleine attente gebaren kunnen al een enorm verschil maken!
Doorstroom
Eerste jaar als medewerker
Tijdens het eerste jaar als medewerker zijn er veel verschillende mogelijkheden om impact te maken als organisatie. Het inwerkprogramma en de begeleiding zijn uitermate geschikte momenten om in contact te blijven met je medewerker en hem/haar in zijn/haar kracht te zetten en te ondersteunen bij het onder de knie te krijgen van de werktaken. Verder is het de periode voor de nieuwe medewerker om de organisatiecultuur te leren kennen. Hoe wordt de nieuwe medewerker aangesproken? Is er sprake van een hiërarchie? Hoe krijgt de nieuwe medewerker feedback op zijn werk? Dit zijn mooie momenten om waardevolle relaties te creëren en waardering en constructieve feedback te uiten.
Medewerker zijn en blijven
Na de inwerkperiode is het cruciaal om aandacht te blijven geven aan de medewerker. Creëer contactmomenten met je medewerkers om hun voortgang te evalueren. Ga vaker in gesprek dan 1x in het jaar het functioneringsgesprek. Geef aandacht aan hun krachten en hun behoeftes om zich te ontwikkelen. Bekijk welke impactvolle contactmomenten bestaan binnen belangrijke thema’s als verzuim, vitaliteit en vertier. Hoe wordt er omgegaan met successen of tegenslagen? Hoe wordt er waardering en feedback gegeven aan de medewerkers? Uit onderzoek blijkt dat de betrokkenheid van de manager/leider uitermate belangrijk is in de bevlogenheid en het geluk van de medewerker. Een goede tool om de behoefte en bevlogenheid van medewerkers in kaart te brengen zijn de 3 bevlogenheidsignalen.
Uitstroom
Verlaten van de organisatie
Op een gegeven moment om welke reden dan ook zal een medewerker de organisatie verlaten. Onafhankelijk van de reden wil je het liefste dat medewerkers weggaan met een positief gevoel over de organisatie. Gedrag van leidinggevenden en collega’s zijn hierin belangrijk. Hoe wordt er afscheid genomen van medewerkers die met pensioen gaan? Hoe wordt er afscheid genomen van medewerkers met een tijdelijk contract ? Hoe ziet het exitgesprek er uit? Maak er een positief afscheid van en spreek je waardering of inzet uit. Zorg dat je medewerkers als ambassadeur de organisatie verlaten.
Het streven naar een optimale beleving van de medewerker vergt een cultuurverandering. Deze mindset moet ingebed worden in de cultuur van de gehele organisatie. De Employee Journey is hier een uitermate geschikt hulpmiddel voor.
Wilt u zich verder ontwikkelen op het gebied van HRM? Ontdek onze HR-opleidingen!
