De praktijk wijst uit dat veel projecten mislukken. De competenties van zowel de projectleider als het projectteam correleren met het wel of niet slagen van een project. Doelgericht werken (effectief gedisciplineerd werken en goede organisatie) draagt voor elk project bij aan het projectsucces. Gestructureerd werken (ordelijk werken volgens procedures en controles) draagt bij aan projectsucces van weinig grijpbare (complexe) projecten (van Aken 2009).
Alles heeft prioriteit
Regelmatig hebben organisaties meerdere projecten tegelijkertijd lopen waarvan wordt gecommuniceerd dat ieder project prioriteit heeft. Echter is de werkelijkheid anders. De impact van het niet realiseren van projecten verschilt per project. Daarom is het belangrijk om inzichtelijk te hebben wat het soortelijk gewicht is van het project waarin je acteert. Hoe groot is de impact als het projectresultaat uitblijft? Op basis hiervan kun je bepalen hoe belangrijk het is om in te grijpen wanneer het dreigt mis te gaan. Het soortelijk gewicht wordt bepaald aan de hand van 4 basiselementen; geld, tijd, mensen en impact (Flos 2014). In veel documentatie wordt geld en tijd beschouwd als de belangrijkste beoordelingsaspecten in een project. Echter het menselijke aspect speelt ook een cruciale rol want dit voegt uniekheid en onvoorspelbaarheid toe aan het project. Hoe meer personen betrokken zijn bij een project des te groter de variatie in karakters, attitude en perceptie, waardoor het risico van het mislukken van een project wordt vergroot.
Goede sfeer en betrokkenheid
Om een succesvolle projectstart te kunnen maken, is het van belang om voorafgaand te zorgen dat problemen zoals onduidelijke doelen en de verkeerde inzet van mensen worden voorkomen. Tevens dienen heldere mijlpalen te zijn vastgesteld zodat tijdig controle plaatsvindt. Om misverstanden binnen het projectteam te voorkomen is het belangrijk om een gezamenlijk overeengekomen referentiekader vast te stellen. Dit kan worden geïmplementeerd tijdens een kick-off bijeenkomst voor het projectteam. Om in de uitvoering gebruik te maken van een complementair projectteam is het belangrijk om vooraf aandacht te besteden aan de doelen, methode van feedback en balans (Amen 2007). Inzicht in de verdeling van teamrollen volgens de theorie van Belbin is een hulpmiddel om de balans te bepalen. Daarnaast dienen helderheid over het projectdoel, de individuele projectdoelen (vanuit verschillende invalshoeken) en persoonlijke doelen te zorgen voor openheid. Op basis daarvan kunnen afspraken worden gemaakt over de methode van feedback (zuiver, beschikbaar, persoonsgebonden) zodat een kritische beoordelingshouding wordt gecreëerd. Deze aandacht voor het projectteam kan zorgen voor een goede teamsfeer, FLOW in projecten en betrokkenheid bij teamleden waardoor zij zich meer geroepen voelen om in te grijpen als het dreigt mis te gaan.
Beginnen zonder duidelijkheid is geen optie
De kritische beoordelingshouding dient vanaf de voorbereidingsfase aanwezig te zijn. Beginnen zonder duidelijkheid over de invullingen, zorgt voor wijzigingen wat de kans op het mislukken van een project kan vergroten (Flos 2014). Dit risico kan worden verminderd wanneer alle betrokkenen kritische vragen stellen gedurende het gehele project waardoor direct geanticipeerd kan worden op onduidelijkheden. De Project Informatie en Confrontatie-lijst is een methode die hiervoor gehanteerd kan worden (Flos 2014). Door deze methode worden collega’s, leidinggevenden en andere projectleden geconfronteerd en bewust gemaakt van de werkelijkheid. Een kritische houding op deze 7 aspecten kan jou helpen gedurende het project;
+ Business Case: “Wat is het doel, rendement en toegevoegde waarde?”
+ Scope: “Welke aspecten horen wel en niet bij het project?”
+ Werkwijze: “ Welke specifieke taken en activiteiten behoren bij ieder teamlid?”
+ Betrokken: “Wie zijn de betrokken partijen en hoeveel tijd zijn zij beschikbaar?”
+ Planning: “Hoe lang mag het project duren en welke activiteitenoverlap is mogelijk?”
+ Budget: “Wat zijn de kosten en hoeveel reserves zijn er beschikbaar?”
+ Risico’s: “Welke preventiemaatregelen zijn van kracht?”
Projectmanagementinstrumenten inzetten
Projectsucces wordt gerealiseerd door gebruik te maken van allerlei projectmanagementinstrumenten (planning, budgettering, monitoring, rapportages en beslisdocumenten), maar onderzoek wijst uit dat belangrijke factoren van succes ook veroorzaakt worden door attitude, competenties en werkstijl en de wijze waarop met name de projectleider omgaat met de mix van instrumenten en stijlen (van Aken 1996, Veen 2009). Als projectleider is het daarom verstandig om ook kritisch je eigen persoonlijke leiderschapsstijl te analyseren. Situationeel leiderschap is veelal van toepassing in projecten. Jouw persoonlijke leiderschapsstijl kan inzichtelijk worden met de theorie van Hersey & Blanchard.
Tijdig evalueren
Om te zorgen dat de kans op het mislukken van een project wordt verkleind, is het essentieel dat alle betrokkenen op de hoogte zijn van de essentie (doelstelling, scope, kern, verwachting, vereiste, belang, et.) van het project. Door tijdig de werkelijke status van het project te evalueren kan sturing worden gegeven. Hierbij is het noodzakelijk om kritisch door te vragen en het proces en de werkwijze te evalueren, waarbij de projectleider dit kan bekrachtigen door zijn leiderschapsstijlen en team samenstelling.
Zowel aan de harde methodiek van projectmanagement (projectmanagementinstrumenten) als aan de zachte, competentiegerichte aspecten (leiderschap attitude en samenwerking) wordt aandacht besteed in de postbachelor opleiding Projectmanagement. Door de theoretische kennis direct te vertalen naar een projectplan uit je eigen praktijk, levert dit jou (en je organisatie) direct bruikbaar resultaat op en geeft het je handvatten om jouw projectsucces te behalen.
Bronnen
Van Aken, T, 1996/2009. De Weg naar Projectsucces. Zaltbommel: Van Haren Publishing.
Flos, B, 2014 . Het perfecte project. Zaltbommel; Haystack
Van Amen, P., 2007. FLOW in projecten. Amersfoort: Uitgeverij Dialoog Van Veen, A.N. 2009. De KSF van projecten. Op zoek naar succesbepalende competenties in projecten.
