Het uitvoeren van een RI&E is een complex traject. Veel verschillende belangen staan op het spel en daarmee dient bij de uitvoering rekening te worden gehouden. Het uitvoeren van een RI&E zit vol valkuilen. Wanneer de uiteindelijke RI&E-rapportage niet goed is, of niet wordt geaccepteerd door de bedrijfsleiding, wordt het beoogde doel niet bereikt. Bepaalde risico’s worden daardoor dan niet aangepakt en blijven bestaan. Een goede voorbereiding is daarom ook belangrijk, voordat je start met de uitvoering van een RI&E. Het waarborgen van de veiligheid in het laboratorium en daarmee van de medewerkers staat uiteraard voorop!
Een goede voorbereiding is het halve werk
1. Creëer draagvlak
Een van de belangrijkste zaken voorafgaand aan het uitvoeren van een RI&E is het creëren van draagvlak binnen de organisatie. Bij onvoldoende draagvlak loop je het risico dat het rapport beleefd door de bedrijfsleiding in ontvangst wordt genomen, maar dat er vervolgens geen vervolg aan wordt gegeven. Door bij de juiste personen draagvlak te creëren, wordt iedereen zich bewust van het belang en zal zich daardoor ook meer verantwoordelijk gaan voelen.
2. Stel vast wat de veiligheidscultuurfase van het bedrijf is
Om de RI&E kans van slagen te geven is het belangrijk rekening te houden met de veiligheidscultuurfase waarin het bedrijf zich bevindt. Hoe wordt in het bedrijf omgegaan met veiligheid? Is dat reactief of proactief? De zwaarte van het in te zetten traject, kan hiermee beter worden bepaald. Hierdoor heeft de RI&E meer kans van slagen.
3. Bepaal vooraf de verplichte elementen
Doordat vooraf wordt afgestemd met de opdrachtgever (het bedrijf) wat de verplichte elementen zijn, worden verwachtingen gemanaged. De bedrijfsleiding weet dan al wat zij van het resultaat kunnen verwachten. Hierover ontstaan dan achteraf geen onduidelijkheden. Ook voor de uitvoerder van de RI&E is veel prettiger om te weten waar wel of geen aandacht aan moet worden besteed. Het doel is natuurlijk een tevreden opdrachtgever.
4. Betrek medewerkers, de OR en PVT (personeelsvertegenwoordiging)
Om draagvlak te creëren is het zeker van belang de OR of PVT te betrekken bij de keuze van de RI&E en het Plan van Aanpak. Deze partijen hebben tenslotte instemmingsrecht over deze zaken. Door deze stakeholders actief te betrekken wordt voorkomen dat zij zich in later stadium niet herkennen in het plan, waardoor de besluitvorming vertraging kan oplopen.
5. Goede communicatie is essentieel
Alles draait om draagvlak. Maar draagvlak wordt blijvend gecreëerd door te communiceren. Het starten van een RI&E zonder het informeren van betrokkenen, kan ertoe leiden dat medewerkers zich overvallen voelen en minder bereid zijn om mee te werken. Communicatie vanuit het management is evenzo belangrijk, zij hebben hierin een voorbeeldrol en kunnen de (externe) adviseur ondersteunen bij het communiceren. Hierdoor wordt de bereidheid tot meewerken onder medewerkers vergroot. Dit verhoogt direct de slagingskans van de RI&E en laat het onderwerp veiligheid en gezondheid ook meer leven op de werkvloer.
6. Zorg voor een gebruiksvriendelijk digitaal enquêtesysteem
Feedback vanuit de medewerkers is van grote waarde. Daarom is het belangrijk om met een gebruiksvriendelijk digitaal enquêtesysteem de medewerkers om hun mening te vragen. Maak hiervoor een goede selectie van de vragen en zorg dat de vragenlijst beknopt blijft. Medewerkers willen best even de moeite nemen om een paar vragen te beantwoorden, zolang dit niet teveel tijd kost en de vragen helder te beantwoorden zijn.
7. Aandachtspunt bij enquêtes
Bekend is dat parttimers veelal minder kritisch zijn op hun werkomstandigheden, omdat hun werktijd relatief gering is en het grootste deel van hun leven zich buiten het werk afspeelt. Bij fulltimers ligt dat anders. Om de antwoorden op de voorgenoemde enquête zuiver te kunnen interpreteren, kun je ervoor kiezen om hier verschil in waarde aan toe te kennen middels een verdeelsleutel.
8. Spreek met medewerkers op alle niveaus binnen de organisatie
Kies je ervoor om alleen met leidinggevenden te spreken, dan kan een scheef beeld ontstaan van de feitelijke werkomstandigheden. Je krijgt dan geen inzicht in de werkbeleving van de medewerkers op de werkvloer. Een manager kan bijvoorbeeld vinden dat de werkomstandigheden prima zijn, terwijl medewerkers daar anders over denken. Zo kan de manager denken dat hij prima communiceert over veilige en gezonde werkomstandigheden, terwijl de werknemer vindt dat dit punt vrijwel geen aandacht krijgt.
9. Gebruik de branche-RI&E en de arbocatalogus
In goed overleg is binnen de branche al een aantal maatregelen opgesteld die haalbaar zijn om bepaalde risico’s te beheersen. Wanneer daarvan afgeweken wordt, kan dit leiden tot een onevenredige hoge inspanning voor een bedrijf en daardoor mogelijk tot een concurrentie-achterstand. Zorg dus bij het opstellen van het Plan van Aanpak dat je rekening houdt met de oplossingen die al aangegeven staan in de betreffende arbocatalogus.
Let op, het blijven natuurlijk branche-brede instrumenten. Per bedrijf kan een situatie uiteraard afwijken. Sommige risico’s komen misschien wel helemaal niet voor, terwijl andere niet genoemde risico’s wel veel aandacht behoeven. Kijk dus vooral breder en lever maatwerk per bedrijf.
10. Lever een heldere rapportage
In het algemeen geldt, hoe dikker de rapportage is, des te minder zal deze gelezen worden. Het is een kunst om in relatief korte teksten de essentie van zaken te vertellen. Breedsprakige formats waarin per punt uitvoerig wordt verhaald dat deze niet van toepassing zijn, schieten hun doel voorbij. Dat zijn ongewenste ‘dikmakers’ die afbreuk doen aan de leesbaarheid en toegankelijkheid van de RI&E-rapportage. Houd het dus vooral overzichtelijk en leesbaar.
11. Maak onderscheid tussen gevaren en risico’s
Gevaren en risico’s zijn verschillende zaken. Gevaren en gevaarbronnen kunnen aanwezig zijn, maar hoeven niet perse tot het ontstaan van risico’s te leiden. Door ze aan elkaar gelijk te stellen neem je ten onrechte aan dat er risico’s zijn en neem je wellicht onnodig maatregelen. Maak in je rapportage dus duidelijk onderscheid tussen deze aspecten.
Conclusie
Naast de hiervoor genoemde belangrijkste aandachtspunten, komt er veel kijken bij de uitvoering van een RI&E traject in een laboratorium.
Herken je de complexiteit en zou je graag meer leren over wat er komt kijken bij het opzetten en uitvoeren van een RI&E? Avans+ biedt een praktische cursus waarin je in 1 dag leert een specifieke RI&E uit te voeren voor een laboratorium.
Een meer uitputtende beschrijving van de vele valkuilen bij het uitvoeren van een RI&E is gegeven in het Arbo-Informatieblad 61: Risico-inventarisatie en -evaluatie; Methoden en valkuilen en het ‘Handboek Risicobeheersing, een stappenplan voor het maken van een RI&E’.
Wim van Alphen is gastdocent bij Avans+ voor diverse cursussen op het gebied van veiligheid in het laboratorium.
