Bij projectmanagement komen vele aspecten om de hoek kijken: de organisatie, taakverdeling, omgevingsanalyse, fasering en doelstellingen. Deze onderdelen vinden hun plek in het projectplan en daarin schuilt meteen het gevaar: een plan is statisch, het project zelf niet. Hoe krijgen we veranderingen onder controle en welke cruciale rol speelt de opdrachtgever hierin?
Voortvarend uit de startblokken
In de eerste fase van het project is er nog geen vuiltje aan de lucht. Het projectteam gaat in gesprek met de opdrachtgever, stelt het projectplan op en zet de eerste stappen naar het faseren van het project. Binnen het team worden de taken en verantwoordelijkheden verdeeld. Alles wordt helder vastgesteld: van de planning tot het budget en de kwaliteitseisen. So far so good. Echter wat op papier staat, wordt vrijwel direct door de werkelijkheid ingehaald. Aan de kant van de opdrachtgever veranderen inzichten, er wordt met mensen geschoven of je krijgt ineens met andere belangen te maken. De vraag is: hoe ga je hier als projectleider mee om?
Betrek de opdrachtgever!
Het is van groot belang dat de opdrachtgever betrokken is én vooral ook blijft bij het project. Voor hem of haar wordt het project immers uitgevoerd. Welke vaardigheden vraagt het van jou om de relatie met de opdrachtgever te onderhouden? De oplossing vind je in onderstaande tips.
Tip 1: Stel vragen en vraag door!
Niet iedere opdrachtgever is in staat om in detail te vertellen wat hij of zij van jou verwacht. En als de opdrachtgever dat wel kan, doe je er goed aan alert te blijven op de achterliggende vraag. Niet zelden speelt er een andere kwestie. Stel vragen als:
- Wat is het doel van deze opdracht, wat moet er veranderen of verbeteren?
- Hoe denk je dat doel te kunnen realiseren, welke ideeën heb je daar over?
- Hoe gaat dit project bijdragen aan de strategie van de organisatie?
Tast je enigszins in het duister ten aanzien van de aangereikte informatie, voel je je dan vooral niet bezwaard. Vraag om verduidelijking: “Hoe bedoel je dat precies?” of “Kun je een voorbeeld geven?” Vat zijn of haar antwoorden samen en laat hem of haar bevestigen dat je het begrijpt. Het gaat erom dat je het project volledig doorgrondt en dat jullie samen weten wat het onderliggende doel van de opdracht is.
Tip 2: Overtuig de opdrachtgever van zijn of haar bijdrage aan het project
Opdrachtgevers gaan er vanuit dat wanneer ze een project uitzetten deze door het team wordt uitgevoerd. Klinkt logisch, maar niets is minder waar. Ook de opdrachtgever heeft duidelijke taken en verantwoordelijkheden binnen het project. Overtuig de opdrachtgever van zijn wezenlijke bijdrage. Zo is het de taak van de opdrachtgever om op cruciale momenten besluiten te nemen. Hij dient feedback te geven op een advies of de mogelijkheid te bieden om af te kunnen wijken van de randvoorwaarden. Wellicht dat er meer tijd of geld beschikbaar is. Of kunnen andere kwaliteitseisen aan een product worden gesteld. Dergelijke koerswijzigingen zijn bepalend voor de uitkomst.
Tip 3: Zorg dat je advies overtuigend is
De kracht van goed advies zit in de onderbouwing en het aanreiken van meerdere opties. Houd hierbij een aantal aandachtspunten in het oog:
- Het advies moet aansluiten bij wat er wordt verwacht, denk vanuit de effecten op de uiteindelijke klant.
- Werk niet solitair, maar ga uit van de kracht van het team. Maak daarbij gebruik van de expertise van anderen en haal kennis binnen waar nodig.
- Onderhandel over de opties in het advies en laat de opdrachtgever het besluit nemen. Ook hier geldt: vraag door naar zijn of haar visie achter het besluit. Voer niet blind het besluit uit en blijf kritisch. Zo haal je gezamenlijk het beste resultaat.
Tip 4: Investeer in de samenwerking
Zorg ervoor dat je verwachtingen ten aanzien van de rol van de opdrachtgever duidelijk zijn. Dat vraagt al in het begin van het project om een zekere doortastendheid. Niet iedereen is even extravert of communicatief vaardig. Als je frequent het contact onderhoudt, zal het contact soepeler verlopen en de onderlinge relatie versterkt worden. Kom afspraken na, niet alleen qua deadlines, maar investeer in de samenwerking. Dit voorkomt misverstanden, tegenstrijdige belangen, onnodige tijdsdruk en onzekerheid.
Conclusie: Neem je opdrachtgever mee in alle fasen van een project, het zal het eindresultaat zeker ten goede komen!
Los deze uitdaging op!
Wil je weten hoe je projecten op een juiste manier kan managen? In onze opleiding Projectmanagement leer je alles over het aanbrengen van structuur binnen je eigen projecten. Je leert je teamleden motiveren en in een goede samenwerking ook je opdrachtgever betrokken te houden. Je weet op welke aspecten je moet letten, waar de risico’s liggen en herkent beslismomenten. Kortom, je hebt de handvatten gekregen die je zocht en brengt zo je project tot een goed einde! Bekijk onze projectmanagement opleiding voor meer informatie.
David Huijsmans is opleidingsmanager Projectmanagement bij Avans+ en bereikbaar via dhuijsmans@avansplus.nl of via 076 525 88 77.
