• 16 mei 2017
  • Door: David Huijsmans

Een project beginnen zonder projectplan? Geen goed idee. Een projectplan is eigenlijk een projectopdracht en bevat veel belangrijke informatie. Zo worden in het projectplan afspraken gemaakt tussen de opdrachtgever en de projectleider.

De afspraken gaan onder andere over welke feiten, situaties en bovenliggende organisatiedoelen de opdracht te maken heeft (achtergrond), de ongewenste situatie (probleem) en welke uiteindelijk opgelost moet gaan worden (doel).

Nog belangrijker is wat er uiteindelijk opgeleverd moet worden als het project klaar is. Om de opdracht te verhelderen tussen de opdrachtgever en projectleider wordt ook vastgelegd wat vooral niet wordt gedaan.

Wat is een project plan?

Een projectplan kan gezien worden als een contract of overeenkomst. Het beschrijft wat het project inhoudt en welke afspraken er zijn gemaakt. Tevens zorgt het plan ervoor dat afspraken geborgd zijn als u het vastlegt op ‘papier’.

Waarom is een project plan zo belangrijk?

In het projectplan wordt afgesproken wat u gaat doen en ook vooral hoe u dat gaat doen. De ‘hoe’ geeft inzicht in wat er nodig is om uiteindelijk de doelen te halen en resultaten te leveren.

Hierdoor krijgt zowel de opdrachtgever als de projectleider inzicht in de benodigde kosten, tijdsduur, kwaliteitsverwachtingen maar ook welke medewerkers (projectorganisatie) nodig zijn om het project te realiseren en hoe besluitvorming plaatsvindt.

Door de aanpak te structuren houdt u grip en controle op hetgeen er gedaan moet worden en weet u als projectleider en opdrachtgever goed wat de voortgang van het project is. Tevens helpt het de projectmedewerkers om richting te geven aan hun werkzaamheden, zodat zij beter begrijpen wat er van hun verwacht wordt.

Hoe ziet een project plan eruit?

Een projectplan ziet er in iedere organisatie anders uit. Ook kunnen er verschillen zijn tussen verschillende methodieken. Onderstaand ziet u een voorbeeld van een projectopdracht van Twynstra Gudde die u zou kunnen gebruiken.

projectplan 1

projectplan 2

projectplan 3

projectplan 4

projectplan 5

Hoe stelt u een project plan op?

Bij het opstellen van een project plan kunt u bovenstaand voorbeeld gebruiken. Het is heel belangrijk om alles duidelijk op te schrijven zodat het voor iedereen die betrokken is bij het project begrijpelijk is. Stem het document dus af op de lezer.

Een projectplan begint bij Avans⁺!

Een projectplan is een belangrijk middel om tot een overeenkomst te komen tussen de opdrachtgever en de projectleider. Tijdens onze projectmanagement opleiding wordt uitgebreid stilgestaan bij het maken van een goed en gedegen projectplan.

Het invullen van dit document lijkt op het eerste gezicht misschien niet zo moeilijk, probeer het maar eens. Zoals ik in het begin al zei, het document vertegenwoordigt de afspraken tussen opdrachtgever en de projectleider. Hoe gaat u in gesprek met de opdrachtgever? Hoe zorgt u ervoor dat alle informatie boven tafel komt? Hoe zorgt u ervoor dat de opdrachtgever en u het over exact hetzelfde hebben?

De opleiding Projectmanagement van Avans⁺ helpt u hierbij op alle relevante onderdelen zodat u een concreet en doeltreffend projectplan kan schrijven om de overeenkomst succesvol af te ronden. Kijk voor meer informatie op de website van Avans⁺.

Plaats ook een reactie

CAPTCHA This question is for testing whether or not you are a human visitor and to prevent automated spam submissions.