Als onze deelnemers aan de slag gaan met hun projectopdracht tijdens de opleiding Projectmanagement vormt vrijwel altijd 1 element een struikelblok: de opstartfase. Ineens blijkt dat de gemaakte afspraken met de opdrachtgever praktisch niet uitvoerbaar zijn. Hoe komt dat dan? En belangrijker nog: hoe lost u dat op?
Alles lijkt in kannen en kruiken
Onze deelnemers gaan goed aan de slag. Ze gaan in gesprek met de opdrachtgever, stellen het projectplan op en zetten de eerste stappen naar het faseren van het project. Daarna wordt het team samengesteld en worden taken en verantwoordelijkheden helder gemaakt. Alles wordt keurig vastgesteld: van de planning tot het budget en de kwaliteitseisen.
Alles lijkt in kannen en kruiken. Maar zoals u weet, staan organisaties niet stil. En wat op papier staat, is nog niet altijd werkelijkheid, want het project lijkt nog niet te zijn gestart en de situatie rondom het project verandert al. Wellicht verandert de koers van een organisatie, worden de projectleden op andere opdrachten gezet of heeft u ineens te maken met andere belangen. De vraag is: hoe gaat u hier als beginnend projectleider mee om?
De oplossing: betrek de opdrachtgever
Zoals u in een eerder blog van Roeland Ravestijn heeft kunnen lezen, is het van groot belang dat de opdrachtgever betrokken is bij het project. Voor hem of haar wordt het project immers uitgevoerd. Maar hoe zorgt u als startend projectleider ervoor dat de opdrachtgever betrokken is én blijft bij het project? Welke vaardigheden vraagt het van u om de relatie met de opdrachtgever te beheersen?
Tip 1: Stel vragen en vraag door!
Niet iedere opdrachtgever is in staat om in detail te vertellen wat hij of zij van een projectleider verwacht. En als de opdrachtgever dat wel kan, moet u alert zijn op de achterliggende vraag. Het kan dus voorkomen dat er op een ander terrein behoefte is. Stel vragen als: “Wat is het doel van deze verandering of verbeteropdracht?” En: “Hoe denkt u dat doel te kunnen realiseren, welke ideeën heeft u daar over?” “Hoe gaat dit project bijdragen aan de strategie van de organisatie?”
Als u geen idee heeft waar de opdrachtgever het over heeft, is dat helemaal niet erg. Vraag om verduidelijking. “Hoe bedoelt u dat precies?” en “Kunt u een voorbeeld geven?” Vat zijn of haar antwoorden samen en laat hem of haar bevestigen dat u het begrijpt. Het gaat erom dat u begrijpt hoe de organisatie werkt en dat jullie samen weten wat het doel is.
Tip 2: Overtuig de opdrachtgever van zijn/haar bijdrage aan het project
Opdrachtgevers zeggen vaak op hun beurt dat het opdrachtgeverschap niet bestaat. Ze gaan er vanuit dat ze een klus uitzetten en dat die gedaan wordt door het projectteam. Door u dus! En terecht zou u denken, maar niets is minder waar. Ook de opdrachtgever heeft taken en verantwoordelijkheden binnen een project. Overtuig de opdrachtgever van zijn of haar bijdrage aan het project. Het is hun taak om besluiten te nemen op cruciale momenten, zoals beslissingen over een advies dat de verdere richting van het project bepaalt of bij het afwijken van de randvoorwaarden. Kiezen we voor een andere kwaliteit of besteden we meer tijd en geven we hier dan meer geld aan uit? Allemaal beslissingen die bepalend zijn voor hoe u als projectleider het project moet en kán leiden.
Tip 3: Zorg dat uw advies overtuigend is
Leg nooit zomaar een probleem bij de opdrachtgever op schoot. Kom met meerdere opties en een onderbouwd advies. Let daarbij op het volgende:
+ Stuur het advies naar wat er van u wordt verwacht en denk vanuit de effecten op de uiteindelijke klant. Bedenk het niet in uw eentje, maar samen. Maar daarbij gebruik van de expertise van anderen en haal kennis binnen waar nodig.
+ Onderhandel over de opties in het advies en laat de opdrachtgever het besluit nemen, maar ook hier geldt: vraag door naar zijn of haar idee achter het besluit. Voer niet blind het besluit uit en wees kritisch. Zo blijft u samen op 1 lijn. Kortom, stel vragen en vraag door!
Tip 4: Investeer in de samenwerking
Zorg ervoor dat uw verwachtingen ten aanzien van de opdrachtgever duidelijk zijn. In het begin gaat dat vaak met klamme handen en zweet op het voorhoofd, want spannend is het zeker. Maar als u dit vaker doet, wordt uw onderlinge relatie sterker. Kom afspraken na, niet alleen qua deadlines. U investeert op deze manier in uw samenwerking. Dit voorkomt tegenstrijdige belangen, verschillende opvattingen, onnodige tijdsdruk en onzekerheid.
Meer weten? Neem contact op met Talisa Brouwers, opleidingsmanager Projectmanagement bij Avans⁺ via tbrouwers@avansplus.nl .
