Evalueer tijdig kritische situaties binnen een project
Twee derde van projecten faalt¹. Daarnaast komen projecten steeds meer onder druk te staan. Zo worden projecten uitgesteld óf moeten worden gerealiseerd met minder middelen en een strakkere planning als gevolg van bezuinigingsmaatregelen. Kortom, hoogtijd om stil te staan bij hoe jij als projectleider slimmer kunt werken.
Tijdig evalueren
Als projectleider krijg je binnen ieder project te maken met kritische factoren die het project kunnen breken of juist tot een succes maken. Jouw werkstijl correleert met dit succes². Daarom is het verstandig om tijdig jouw werkwijze te evalueren, welke aspecten zijn succesvol en waar liggen ontwikkelpunten. Vaak wordt bij deze evaluatie gedacht aan de harde skills van een projectleider. Begrijpelijk want aanpassing op de tastbare en technische aspecten van het vak zijn makkelijk te constateren en te realiseren. De harde skills zijn namelijk gericht op het faseren en beheersen van een project. Als projectleider kun je jezelf hierin certificeren middels methoden als PRINCE2® en IPMA.
Zeker ook de soft skills ontwikkelen
Echter is een project altijd gebaseerd op het flexibele inzetten van mensen. Om deze reden staat ook de commitment van alle betrokkenen centraal. Een projectleider dient de verbinding te maken tussen persoonlijke belangen en het concrete resultaat dat moet worden gerealiseerd. Hierdoor spelen ook thema’s als teamsamenstelling, samenwerken, relatiemanagement en leiderschap een cruciale rol. Juist het gebrek aan leiderschap en de slechte communicatie tussen verschillende partijen zijn oorzaken voor het mislukken van een project. Om deze reden moet een projectleider ook stil staan bij de menselijke kant van projecten door zijn soft skills te ontwikkelen.
Breng competenties en vaardigheden in kaart
Om slimmer te werken als projectleider is het noodzaak om te blijven groeien op het gebied van gedragscompetenties. Essentieel hierbij is zelfbewustzijn. Evalueer daarom competenties waarmee jij het onderscheid wilt gaan maken. Een voorbeeld van zo’n competitie is het vermogen om een complementair team samen te stellen. Ondanks dat je als projectleider vaak niet hiërarchisch verantwoordelijk bent, is het jouw taak om het team zo efficiënt mogelijk te laten samenwerken. Hierdoor moet voorafgaand worden achterhaalt wat het potentieel aan competities en vaardigheden is dat ieder teamlid met zich meebrengt. Dit verband kan inzichtelijk worden middels de theorie van Belbin over teamrollen³. Als projectleider kan dit een handig instrument zijn om te komen tot een succesvolle samenwerking. Door inzicht in de eigenschappen en succesfactoren behorend bij ieders rol, kan gestuurd worden op de communicatie en motivatie waarbij ook jouw persoonlijke gedragscompetenties verder worden ontwikkeld.
Inzicht in verschillende conflictvormen
De juiste sturing is ook belangrijk wanneer er sprake is van een conflict. Een conflict kan zich voordoen binnen een project, het team of met de opdrachtgever. Om de planning van een project te bewaken is het noodzakelijk om direct te anticiperen op het conflict. Daarom kan conflicthantering een voorbeeld zijn van een onderscheidende gedragscompetentie. Voordat deze competentie verder kan worden ontwikkeld, is het belangrijk om inzicht te hebben in de soorten conflicten, maar bovenal wat is jouw voorkeursstijl en welke gevolgen heeft dit voor de oplossing. Om tot een oplossing te komen is inzicht nodig in de conflictenbron en de ontwikkelingsfase van een conflict. Door bewust te zijn van aannames en vooroordelen kan hiermee worden omgegaan. Draag tevens voorafgaand zorg voor een afgebakende verdeling van verantwoordelijkheden en taken. Om efficiënt te werken is het belangrijk om voorafgaand een gesprek aan te gaan met zowel de teamleden als de opdrachtgever. Waarom vindt hij dit project fascinerend, wat is hij bereid om hiervoor te doen en wat is de verwachting van jou als projectleider?
Stel uzelf de volgende reflectievragen
Het ontwikkelen van soft skills blijkt belangrijk voor het succes van een project. Evalueer daarom tijdig wat jouw werkwijze is binnen kritische situaties. Vragen die hierbij kunnen helpen zijn: wat was concreet de situatie? Hoe was mijn reactie als projectleider? Welk effect had dit handelen? En wat zou ik in de toekomst anders moeten doen? Aan deze reflectievragen wordt ook aandacht besteed in onze opleiding Projectmanagement. Ervaren docenten uit de praktijk besteden aandacht aan het verder ontwikkelen van jouw gedragscompetenties door het aanreiken van tools en het simuleren van praktijksituaties met een acteur. Tevens wordt in deze opleiding ook de methodiek van projectmanagement behandeld. Hierbij wordt niet gefocust op één methode, maar juist staat de algemene, brede aanpak centraal. Door dit toe te passen op een projectplan uit jouw praktijk, levert dit jou direct bruikbaar resultaat op.
Om een project tot een succes te maken is het belangrijk om inzicht te hebben in jouw soft skills, want een project doe je niet door alleen hard te werken, maar juist door slim de kwaliteiten van anderen in te zetten.
Contact
Lees meer informatie over de opleiding Projectmanagement of maak een afspraak voor een vrijblijvend adviesgesprek met Talisa Brouwers via 0900 110 10 10 of tbrouwers@avansplus.nl.
¹ Flos, B., Het perfecte project (2014), Haystack
²Artikel: Het success van de Projectmanager, Godfried Westen (2010), ManagementSite, www.managementsite.nl
³ Artikel; Teamrollen (Belbin), Vincent van Vliet, Science progress,www.scienceprogress.nl
